Mieter-App

Ob die Mieter einen Schaden per App melden, dem Chatbot Fragen rund um das Mietverhältnis stellen oder die digitale Betriebskostenabrechnung einsehen, mit unserer Mieter-App wird Ihre Verwaltung digital.

Gleichzeitig nehmen Sie ihren Mitarbeitern Arbeit ab, indem Sie die Mieter selbst mitverwalten lassen. Die Prozesse werden schlanker, da die Mieter-App (wenn gewünscht) auch mit Ihrer ERP-Software verbunden werden kann.

Registrierung/Anmeldung

Der Registrierungsprozess kann individuell nach Ihren Wünschen und Systemvoraussetzungen gestaltet werden. Sollte Vertragsnummer und/oder Vertragsbeginn nicht zur Hand liegen, kann ein postalischer Aktivierungscode an den Mieter geschickt werden.

Die Anmeldung kann über die E-Mail-Adresse, einen Benutzernamen oder die Vertragsnummer erfolgen. Nicht registrierte oder angemeldete Nutzer (z.B. Interessenten oder Genossenschaftsmitglieder) können einen eingeschränkten Zugang zu bestimmten Bereichen erhalten.

Schadensmeldung

Schadensmeldung selbst erfassen – schnell, einfach und intuitiv!

Die Mieter können ein Foto vom Schaden machen, den Schadensort, die groben Kategorien sowie eine Beschreibung auswählen und bei Bedarf einen Wunschtermin für die Reparatur angeben.

Wie so eine Schadensmeldung in sechs einfachen Schritten funktioniert, können Sie in unserem Video sehen.

Handwerkerleistung bewerten

Handwerkerleistung bewerten

  • Direktes Feedback vom Mieter zu Handwerkern, Hausmeistern und der kompletten Schadensabwicklung.
  • Einfaches Bewertungsprinzip nach Sternen.
  • Freitext für direkte Rückmeldungen.

Die unmittelbare Bewertung der Handwerkerleistung und optionale Rückmeldung durch den Mieter ermöglicht dem Hausverwalter zusätzlich eine detailliertere Einschätzung über Qualität und Umfang der ausgeführten Arbeiten.

Termine vereinbaren/Rückfragen stellen

Für alle Anliegen ist eine Nachrichtenfunktion mit der Zuordnung eines Ansprechpartners möglich. In Ihrem ERP-System ist eine Verknüpfung mit individuellen Rückfrage-Kanälen integrierbar, hier können Sie beispielsweise Telefon, E-Mail, oder Chat hinzufügen.

Die Rückfragen werden automatisch erfasst und dem zuständigem Sachbearbeiter mit dem entsprechenden Ticket angezeigt. Der Mieter kann Terminvorschläge angeben und Termine akzeptieren oder absagen.

Stammdaten

Stammdaten aktualisieren

Oftmals ein Problem: veraltete Kontaktdaten. Durch die App können Mieter selbst ihre Stammdaten wie Telefonnummer und Email-Adresse aktualisieren.

Nach der Aktualisierung wird der Datenbestand im ERP-System des Hausverwalters automatisch auf den neuesten Stand gebracht.

Service

Im Service-Center können für Mieter Kontaktdaten der jeweiligen Ansprechpartner und eine Notfallhotline hinterlegt werden. Der Mieter kann den Standort des Service-Centers in seinen Karten einsehen kann. Die Informationen könne auch für nicht registrierte Nutzer zugänglich gemacht werden bzw. auf Verträge genau zugeschnitten werden.

 

Nachrichtencenter

Dem Mieter können passgenaue Nachrichten angezeigt werden. Im Nachrichtencenter der App werden dem Mieter alle Meldungen und deren Status angezeigt. Die Nachrichten sind filterbar nach dem Typ oder Status. 

Formulare

Formulare für Mieter

Veröffentlichen Sie Formulare zum Download oder lassen Sie Mieter Formulare anfordern. Der Upload erfolgt bequem über die Verwaltung der App.

Die Mieter haben die Formulare in Echtzeit zur Hand und müssen keine Wartezeiten in Kauf nehmen. Formulare können direkt in der App bearbeitet und ausgefüllt und per digitaler Unterschrift auch unterzeichnet werden. Der postalische Versand soll damit zukünftig nicht mehr nötig sein.

Vollautomatisierte Anliegen

Die Erstellung von Anliegen kann vollständig automatisiert werden. Der Mieter gibt dafür die benötigten Informationen an und erhält eine Benachrichtigung im Nachrichtencenter, sobald das Anliegen genehmigt wurde und zum Download im Kundenkonto bereit steht. 

Digitale Signatur

Der Mieter kann direkt in der App seine digitale Unterschrift für alle Anliegen leisten. Die Unterschrift kann mit einer 2-Faktor-Authentifizierung gekoppelt werden, entweder durch E-Mail oder SMS. Die Signatur wird anschließend im Bildformat mit dem Anliegen an Ihr ERP-System weitergeleitet.

FAQ

FAQ – Selbsthilfe für den Mieter

Ein übersichtliches Stichwortverzeichnis mit den meistgestellten Fragen und Antworten zu Mieteranliegen. Damit können viele Fragen der Mieter schon vorab geklärt werden, was zusätzlich Ressourcen einspart.

Kundenkonto

Kundenkonto

Alles an einem Ort und immer dabei. Der Mietvertrag, die Hausordnung oder der Energieausweis – Sie entscheiden, welche Informationen abgelegt werden und in welcher Tiefe. Der Mieter kann jederzeit und überall auf seine Dokumente zugreifen.

Betriebskostenabrechnung

Betriebskosten abrechnen

Die Betriebskostenabrechnung kann dem Mieter über die App zur Verfügung gestellt werden, auch mit Lesebestätigung.

Der Mieter kann alle vorherigen Abrechnungen einsehen und sieht seine aktuellen Verbräuche auf einen Blick. Optional kann diese Rubrik mit dem Smart Metering, der digitalen Verbrauchsablesung, gekoppelt werden. Mehr dazu hier.

Chatbot

Lernender Chatbot (KI)

Dieser Chatbot ermöglicht mithilfe künstlicher Intelligenz die Kommunikation zwischen den Mietern und Ihrem System.

Er gibt automatisch Antworten auf häufig gestellte Fragen und hilft den Mietern bei allen Fragen rund um das Mietverhältnis. Gleichzeitig nimmt er dem Hausverwalter Arbeit ab, die ihm beispielsweise durch zeit- und personalintensive Telefongespräche entstehen würde.

Schwarzes Brett

Schwarzes Brett

Die Startseite der App informiert den Mieter über wichtige Meldungen, beispielsweise anstehende Arbeiten im Treppenhaus des Gebäudes, in dem der Mieter wohnt, oder über Neuigkeiten und Angebote von Seiten der Wohnungsbaugesellschaft.

Marktplatz

Marktplatz / Angebote

Die Rubrik Angebote kann von der Wohnungsgesellschaft genutzt werden, um ihre Objekte von anderen Mitbewerbern abzuheben und für Mieter attraktiver zu machen, beispielsweise mit speziellen Vorteilsangeboten von zum Teil auch regionalen Kooperationspartnern.

Als Beispiele sind hier der Stromversorger, Versicherungen, Telekommunikationsunternehmen, die örtliche Reinigung oder der Bäcker zu nennen. Sie können Inhalte selbst bestimmen und pflegen.

Interessentenmanagement

Bereits die Wohnungssuche kann in der mieter-App erfolgen! Dabei spielt es keine Rolle, ob der Nutzer registriert ist oder mit der App eine Wohnung bei Ihnen finden möchte. Hier kann auch Ihr Anbieter für das Interessentenmanagement mit eingebunden werden.

Umfragetool/Feedbackpanel

Schalten Sie Umfragen für Ihre Mieter frei, um den Kundenservice zu verbessern und regelmäßiges Feedback Ihrer Mieter zu erhalten. Die Umfragen können Sie über das Backend gestalten und freischalten. Die Einladungen für Umfragen erhält der Mieter direkt in der App oder auch über Push-Notifications.

Servicebox

Mit der Servicebox verpassen Ihre Mieter nie wieder ein Paket! Durch die Servicebox können Pakete rund um die Uhr angenommen werden. Die Freischaltung des entsprechenden Fachs für den Mieter erfolgt über unsere App, die Funktion dazu kann über eine Schnittstelle einfach in die App integriert werden

Smartscreen im Hauseingang

Smartscreen im Hauseingang

Neuigkeiten und Informationen des Schwarzen Bretts lassen sich auch bequem mithilfe eines speziellen Bildschirms in den Hauseingängen Ihrer Objekte anzeigen.

Gewerbemieter-App

Der Prozess des globalen und digitalen Wandels fordert zeitgemäße Arbeitsweisen. Unsere Gewerbemieter-App bietet eine verschlankte Lösung für komplexe Herausforderungen unterschiedlicher Gewerbesegmente. Ziel ist es, Verwaltungskosten innerhalb sog. ‚Daily Tasks‘ zu minimieren und wiederkehrende Kommunikation zu vereinfachen.

Unsere Individual-Lösungen orientieren sich dabei an den Bedürfnissen der jeweiligen Branche unserer Kunden. Welche Features braucht ein Großraumbüro? Welche Tools sind für ein Modehaus wichtig? Gibt es ein Restaurant in der Nähe? Die Antwort lautet: alles ist möglich - jegliche Prozesse können digitalisiert werden. Die Frage ist, welche Prozesse wir für Ihre App integrieren dürfen.

Nutzerkonto

Jeder User erhält seinen eigenen Login, mit dem er auf die für ihn freigegebenen Features zugreifen kann. Den Umfang der anzuzeigenden Dokumente als auch die Zugriffsrechte legen Sie selbst fest: beispielsweise können Sie in User-Kategorien wie Mieter, Property Manager, Asset Manager, Community Manager unterteilen.

(Technische) Daten / Dokumente

Ob Lageplan, Grundriss, Hausordnung oder Energie-Informationen – mit Ihrer Gewerbemieter-App sind alle Unterlagen per Knopfdruck zur Hand. Zusätzlich können beispielsweise Abrechnungen eingesehen oder Reinigungspläne angezeigt werden.

Mobilität / Parken

An dieser Stelle können verschiedene Mobilitätslösungen angeboten werden: Fahrpläne des ÖPNV, Taxi-Bestellung per Klick oder die Organisation von Mitfahrgelegenheiten. Zusätzlich können auch Parkmöglichkeiten (Parksharing) in der näheren Umgebung und Google-Maps eingebunden werden.

Informationen (gefiltert nach User-Kategorie, Branche und Umfeld)

Die Gewerbemieter-App kann neben den allgemeinen Neuigkeiten auch über branchen- oder rollenspezifische Nachrichten informieren. Ein technisches Problem, was das ganze Objekt betrifft, kann für alle User bereitgestellt werden, hingegen können Breaking News für einen bestimmten Wirtschaftszweig nur einer zugeordneten User-Kategorie ausgespielt werden.

Catering und Getränkeservice

Verwalten Sie Ihre Versorgung für Mitarbeiter und Geschäftspartner über die Gewerbemieter-App. Buchen Sie spontan eine Portion Canapés für das nächste Team-Frühstück oder bestellen Sie verschiedene Soft-Drinks für Ihre Verkaufsfläche.

Office-Management

Über ein Meeting-Room Dashboard können die jeweiligen User Konferenzräume in Echtzeit buchen oder Besprechungen organisieren.

Community / Lunch with me / After-Work

Mit diesem Feature können sich verschiedene User-Kategorien via Chat connecten und über verschiedene Themen sprechen. Wahlweise können sie sich auch zum Lunch oder zum After-Work verabreden.

Lifestyle

Jegliche Themen für die Mittagspause oder den Feierabend, die einer vorherigen Buchung bedürfen, können hier integriert werden. Dazu zählt beispielsweise der Besuch bei der Massage, der Kosmetik-Termin, eine Yoga-Stunde oder der Gang zum Friseur.

Cross-Selling / Angebote / Kombinationen

In der Gewerbemieter-App können jegliche Drittanbieter-Leistungen dargestellt werden. Es können Rabattgutscheine angeboten werden, andere (eigene) Produkte des Kunden integriert oder eine nützliche Funktion bestehender Lösungen als Cross-Selling-Funktion eingebunden werden. Zudem ist die Gewerbemieter-App kombinierbar mit anderen App Produkten (z.B. Eigentümer-App / Mieter-App Wohnen).

Schäden per Video begutachten

Die SightCall Technologie ermöglicht es, einen Schaden per Video vom zuständigen Sachbearbeiter erfassen und bearbeiten zu lassen. Aktuell arbeiten wir mit unserem Kooperationspartner daran, dass Schäden bis 250,00 € nach der Meldung über die App und Freigabe durch den Sachbearbeiter direkt an die Versicherung zur Bearbeitung weitergeleitet werden. Möglich ist auch eine Kopplung an das verwendete Handwerkerportal.

Mieterumfragen abhalten

Mit der Mieter-App können Umfragen ab sofort ohne großen Aufwand und mit direkter Auswertungsmöglichkeit durchgeführt werden. Die Fragen legen Sie selbst im Backend der App fest und der Mieter wird per Push-Nachricht über die neue Umfragemöglichkeit informiert. Kombiniert mit der Verlosung von Gutscheinen, ergibt das eine hohe Teilnahmequote und ein repräsentatives Umfrageergebnis.

Modulare Erweiterung

Es ist jederzeit möglich, die Mieter-App oder das Portal mit weiteren Funktionen auszustatten. Beispielsweise kann die Rubrik Anliegen und Formulare mit der digitalen Signatur ergänzt oder das Kundenkonto mit einer Bezahlfunktion ausgestattet werden, die die Begleichung von Mietrückständen ermöglicht. 

Mehrsprachigkeit

Die App passt sich den individuellen Spracheinstellungen des Smartphones an.

FAQ zur Mieter-App

Unsere FAQ sollen Ihnen die häufigsten Fragen zur Mieter-App beantworten. Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie uns gerne kontaktieren.

Gibt es durch eine Mieter-App mehr Meldungen als zuvor über klassische Kommunikationswege?

Mietern wird es durch eine intuitiv zu bedienende Mieter-App leichter gemacht, Schäden in den Wohnungen oder am Gebäude zu melden. Unsere Zahlen deuten aber nicht darauf hin, dass dadurch mehr Meldungen bei Vermietern eingehen.

Die Schadensmeldungen haben sich im Vergleich zu klassischen Kommunikationskanälen nicht erhöht. Im Gegenteil, die Meldungen kommen qualifizierter als zuvor, da die Mieter Fotos und eine Kategorisierung Ihres Problems mitsenden.

Zudem enthält die Meldung alle wichtigen Stammdaten zum Mieter und kann sofort von der Verwaltung weiterverarbeitet werden.

Löst die Mieter-App meine Hausverwaltungssoftware ab?

Sie arbeiten weiterhin mit Ihrem führenden Hausverwaltungsprogramm. Die Mieter-App ist lediglich eine Ergänzung, um strukturiert auf einem einfachen und direkten Weg die Kommunikation zwischen Mieter und Verwalter zu erleichtern. Dazu wird Ihr ERP-System mit der Mieter-App gekoppelt, wobei wir Schnittstellen zu allen gängigen ERP-Systemen anbieten können.

Wie sieht es bezüglich Kompatibilität aus, kann eine Anbindung an meine bestehende Software erfolgen?

Unsere Mieter-App ist grundsätzlich zu allen gängigen ERP-Systemen wie zum Beispiel immoffice, ReLion oder SAP kompatibel.

Eine Rückkopplung von Daten aus der Mieter-App in Ihre Verwaltungssoftware ist ebenfalls möglich – hierzu müssen wir Ihre Erwartungen und systemischen Voraussetzungen aber in einem persönlichen Dialog besprechen und kennenlernen. Sprechen Sie uns gerne dazu an.

Wie viele Mieter nutzen diesen Kommunikationsweg?

Messenger-Dienste sind längst das Kommunikationsmittel erster Wahl in einer digitalen Gesellschaft. Die Mieter-App macht Ihnen das Potenzial dieser Kommunikationsform zugänglich und erweitert Ihre Erreichbarkeit. Neben E-Mail und Telefon oder einer Sprechstunde vor Ort eröffnen Sie eine weitere Möglichkeit, um in den Dialog zu treten. Der große Vorteil: Der Mieter nimmt Ihnen einen Teil der Arbeit ab, da er bereits strukturiert Daten übermittelt, die Sie für die weitere Bearbeitung benötigen.

Unsere aktuellen Anmeldequoten variieren hinsichtlich Immobilientyp und Bewohnerstruktur. Im Mittel nutzen zwischen 8% und 30% der Bewohner die App im ersten Jahr. Im Bereich der neuen Mieter liegen die Anmeldequoten bei 25% - 60% im ersten Jahr, da bereits in der Anmietungsphase auf den Service hingewiesen wird und die Mieter schnell von den Vorteilen überzeugt sind. Die Anmeldequoten sollten im zweiten Jahr auf über 20% des gesamten Mieterstammes anwachsen. Grundlage hierfür ist die einfache Nutzungsoberfläche unserer Mieter-App verbunden mit einem Marketingkonzept, welches die Mieter von Anfang an von der App überzeugen soll und bei dem wir Sie gerne unterstützen.

Welchen Mehrwert liefert der Marktplatz?

Der Marktplatz ermöglicht es Mietern, günstigere Konditionen bei Kooperationspartnern, beispielsweise beim Abschluss eines Stromvertrags, zu erhalten. Die Kooperationspartner können Sie selbst auswählen und gegebenenfalls mit den Partnern auch eine Rückvergütungsvereinbarung schließen.

Wie hebt sich die Mieter-App von Mitbewerbern ab?

Zuallererst sind wir mit unserer App Marktführer in Deutschland mit über 150 000 verwalteten Wohneinheiten und können demnach auf ein umfangreiches Know-How und einen reichen Erfahrungsschatz zurückgreifen. Wir betreuen dabei städtische Gesellschaften, Genossenschaften, aber auch börsennotierte Privatunternehmen.

Unsere App ist beliebig skalierbar und eignet sich daher grundsätzlich für alle Wohnungsunternehmen, ob klein, mittel oder groß. Bei uns erhalten Sie mit dem Reporting Tool außerdem ein weiteres praktisches Werkzeug, mit dem Sie ihr Immobilienportfolio und alle wichtigen Themen wie Mietrückstände, Leerstand oder Instandhaltungsaufwendungen immer im Blick behalten. Mehr dazu finden Sie hier.

Vorreiter sind wir auch bei der Anbindung verschiedener Smart Home Lösungen. Was in diesem Bereich alles möglich ist, erfahren Sie hier.

Kann man Informationen des Schwarzen Bretts für bestimmte Mieter filtern?

Ja, Sie können alle Informationen, die Sie bereitstellen nach verschiedenen Kriterien, z.B. Postleitzahl, Region oder bestimmten Gebäuden filtern und den Mietern zur Verfügung stellen.

Mit welchen Kosten muss ich bei der Einführung und dem laufenden Betrieb rechnen?

Die Kosten für die Mieter-App sind von der Anzahl der mit der App verwalteten Einheiten abhängig. Hinzu kommen einmalige Kosten für das Einrichten einer Schnittstelle zu Ihrem ERP-System.

Sollten Sie sich zusätzlich für die Anbindung von Smart Home Lösungen entscheiden, entstehen hier natürlich auch Kosten, die aber individuell bestimmt werden müssen.

Kann die Mieter-App mit einer Funktion ausgestattet werden, die es Mietern ermöglicht, untereinander zu kommunizieren?

Auf Wunsch können wir diese Funktion in die Mieter-App einfügen. Wir raten allerdings davon ab, denn unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass die Nutzungsquote für dieses Feature sehr gering ist. Hinzu kommt, dass Sie, wie in sozialen Netzwerken üblich, die Kommunikation moderieren müssen und damit zusätzlichen Aufwand haben.

Wie funktioniert der Anmeldungs- bzw. Registrierungsprozess?

Dieser Prozess kann von Ihnen sehr unterschiedlich gestaltet sein. Es muss die Frage beantwortet werden, ob auch Nicht-Mieter einen (eingeschränkten) Zugang zur Mieter-App erhalten, beispielsweise für die Rubrik "Angebote". Einen Spezialfall bilden auch Genossenschaften, deren Mieter auch nach Kündigung des Mietvertrags noch Mitglieder bleiben können.

Grundsätzlich werden dem Mieter einmalig auf postalischem Weg seine Login-Daten zugesandt. Danach kann er in der App sein Passwort ändern oder über die "Passwort vergessen"-Funktion sein altes Passwort zurücksetzen und ein neues vergeben.

Was versteht man unter Smart Metering und wie erfolgt die Umsetzung in der Mieter-App?

Ein Smart Meter ist ein intelligenter Strom-, Wasser- oder Gaszähler, der Zählerstände digital erfasst und selbstständig an den Versorger übermittelt. Die Zähler werden von externen Anbietern bezogen. Über eine Schnittstelle können wir auf diese Daten zugreifen und sie in der Mieter-App anzeigen lassen. Der Mieter kann damit jederzeit seinen Energieverbrauch und seine Zählerstände einsehen.

Was passiert, wenn der Mieter in der Mieter-App seine Stammdaten ändert?

Grundsätzlich werden die geänderten Daten direkt an das ERP-System übermittelt und dort automatisch aktualisiert. Auf Wunsch können wir diesen Vorgang auch so gestalten, dass ein Sachbearbeiter die Änderung erst bestätigen muss, bevor diese im ERP-System wirksam wird.

Ist der Katalog für Schäden und die Auswahl der Räume festgelegt?

Beide Kataloge greifen auf die Katalogdaten aus Ihrem ERP-System zurück, allerdings wird das Wording verändert, um es für alle Mieter verständlich zu machen.

Ihre Mieter-App

Die individuelle Anpassung der App nach Ihren Wünschen erfolgt nach dem SaaS-Prinzip.

Die Basisversion der App wird von uns mit Ihren Logos und Farben konfiguriert und mit Ihren Inhalten ausgestattet. Der Datenverkehr läuft ausschließlich über Ihre Server. Formulare, die Sie dem Mieter zur Verfügung stellen, können Sie einfach und bequem über die Verwaltung der App hochladen. Außerdem können Sie selbst entscheiden, welche weitergehenden Informationen Sie dem Mieter über das "Schwarze Brett" bzw. sein persönliches Kundenkonto zur Verfügung stellen. Wir können die Mieter-App mit allen gängigen ERP-Systemen koppeln und darüber die Daten in die Mieter-App einspielen. Welche das sind, geben Sie bei der Gestaltung Ihrer App vor.

Wie eine individuelle Konfiguration aussehen kann, zeigen unsere Beispiele der Gewobag-App und der GBG Mannheim Mieter-App:

Grundsätzlich kann die Entwicklung als native App oder als Web-App erfolgen. Die native App verfügt zusätzlich über die Funktion, Push-Nachrichten auf das Smartphone des Benutzers zu senden.